www.VinczeMarta.hu

Mit tartalmazzon a könyvelő szerződése?

Ezt a kérdést – túlzás nélkül állíthatom -, naponta legalább egyszer felteszik nekem a hozzám forduló „panaszosok”, és ebből a megfogalmazásból máris következik, hogy olyan vállalkozókról beszélek, akik különféle okokból - jogosan vagy sem -, de haragban vannak a könyvelőjükkel.

Azt azért nagyon fontos elmondanom, hogy a harag – a régi mondás szerint – nem csak rossz tanácsadó, de bizony nem is old meg semmilyen problémát. Ezzel szemben nagy hatékonysággal segít elmérgesíteni a szituációt, igen gyakran olyan mértékig, hogy a felek közötti kommunikáció teljesen megszűnik. A könyvelő túszul ejti volt ügyfele könyvelési anyagát, míg a dühös ügyfél megtagadja az egyébként jogos megbízási díj megfizetését.

Ezeket a helyzeteket jobb lenne elkerülni és erre a legjobb megoldás az, hogy már az ismerkedési szakaszban megfontoltan megtárgyalják a felek, hogy mit is várnak el egymástól. Bizony: egymástól, hiszen a könyvelő a megfelelő információk hiányában semmiképpen nem tud olyan szolgáltató számviteli rendszert felállítani, amely tartósan és gyakorlati módon fogja segíteni a vezetői döntéshozatalt.

Így azután első lépés: a könyvelő szerződése.

Nem árt rögtön az elején tisztázni, hogy a könyvelő (legtöbbször cég) rendelkezik-e a Számviteli törvényben számára kötelezően előírt szakmai háttérrel. Legegyszerűbb, ha elkérjük az ezt regisztráló Pénzügyminisztérium által kibocsátott kártyáját. Ezzel rendelkezhet maga a számviteli szolgáltatást ellátó cég is. Ellenőrizhető is a Pénzügyminisztérium honlapján.

Minden olyan kettős könyvvitel hatálya alá tartozó vállalkozást, amelynek az éves szintre átszámított nettó árbevétele a tárgyévet megelőző két év átlagában – ennek hiányában a tárgyévben várhatóan – a 10 millió forintot meghaladja, kizárólag könyvviteli szolgáltatóként regisztrált személy/cég könyvelhet.

Győződjünk meg arról is, hogy a megbízni kívánt vállalkozás rendelkezik-e a megfelelő szakmai felelősségbiztosítással és tisztázzuk az esetleges károk megtérítésének módját.

Rögzítsük a határidőket, hiszen a legjobb indulat mellett sem lesz képes az időben történő teljesítésre a könyvelő, ha késve vagy hiányosan kapja meg a szükséges dokumentációt.

Néhány olyan tartalmi kérdés, amely – véleményem szerint feltétlenül - szükséges, hogy szerepeljen a szerződésben:

• a szabályzatok elkészítése, naprakészen tartása,
• a számlarend, beszámoló, bevallások elkészítésének rendje, felelőse (nem árt, ha a megbízó maga is rendelkezik Okmányirodai regisztrációval, hiszen így bármikor ellenőrizni tudja a számviteli szolgáltató munkáját, az adófolyószámla-kivonat nyomon követésének lehetőségéről és sok más igénybe vehető Ügyfélkapus szolgáltatásról már nem is beszélve),
• controlling adatszolgáltatások rendje,
• az adók kiszámításával, bevallások nyilvántartásával, a könyveléssel való egyeztetésével kapcsolatos feladatok módszere,
• a számfejtések, munkaügyi adatszolgáltatások, ehhez kapcsolódó felvilágosítási, szerződéskötési kötelezettségek rendje és felelőse,
• a főkönyvi – analitikus nyilvántartások egyeztetésének rendje a megbízó adataival,
• hatóságok előtti képviseletre történő meghatalmazás formája, rendszere.
• a feladat teljesítéséhez szükséges szoftver tulajdoni viszonyai, esetleges költsége,
• titoktartási záradék, felhatalmazás bármiféle adat szolgáltatására,
• a felelősségvállalás mértéke.

Nem lehetetlen, hogy az ily módon megtárgyalt megbízási szerződés jó pár oldallal lesz terjedelmesebb az eddig megszokottaknál, azonban mindenképpen megéri.  Aláírás után már nem lesz min vitatkozni. Legalábbis reméljük.

Még egy gondolat: a megbízási díjat sem célszerű kifelejteni a szerződésből, az esetleges változtatások okainak, feltételeinek rögzítésével.